¡Estamos de vuelta! Y en este ocasión tenemos la suerte de probar una de las herramientas Legaltech más completas y útiles que hemos podido analizar. Se trata de Councilbox, una solución integral para la celebración de reuniones societarias presenciales y online y con plena validez legal.
Councilbox lleva ya operando algunos años y entre sus usuarios se encuentran desde despachos de abogados como Cuatrecasas, el Comité Olímpico español, la plataforma online Booking o el propio ayuntamiento de Madrid, que recientemente la seleccionó para certificar sus reuniones.
Resumidamente, Councilbox consiste en una herramienta que facilita la celebración de reuniones corporativas, como una junta de socios, reduciendo la tramitación, agilizando procesos, simplificando las convocatorias y permitiendo hacer un seguimiento de las notificaciones, la verificación del quorum y el intercambio de información.
Además, incorpora el voto telemático para participantes en remoto, permitiendo su delegación y posibilitando la generación automática de un acta de la reunión conteniendo la relación de acuerdos adoptados.
Para ello, el acceso al servicio y las comunicaciones se realizan a través del correo electrónico, generándose evidencias de prueba de todos los procesos a través de blockchain. De hecho, ése es uno de los puntos fuertes de Councilbox, la trazabilidad de todo de todo el proceso, desde la convocatoria a la gestión y celebración de la reunión. Ello permite redactar un informe pericial al finalizar la reunión, reflejando por cada asistente: su recepción de la convocatoria, lectura, confirmación de participación y votación de cada punto del orden del día.
En resumen, Councilbox incluye toda la actividad relacionada con el cumplimiento normativo en la celebración de reuniones societarias en una única aplicación que no requiere instalación ya que se accede vía web, que es multidispositivo y funciona en múltiples idiomas (castellano, inglés, portugués, catalán, francés, gallego e italiano). Todo ello de una forma bastante intuitiva y fácil de manejar.
Más detalles sobre Councilbox y su funcionamiento, aquí.
Dicho esto, y agradeciendo a Councilbox la colaboración para el análisis, veamos con más detalle su funcionamiento, incluyendo la simulación de una junta:
Panel de inicio
El Panel de Inicio de Councilbox contiene la siguiente información:
- Tipos de reunión
- Libro de socios
- Censos
- Base de conocimiento
- Nueva reunión
- Iniciar conferencia
Apartado datos básicos
Desde el panel de Inicio y los apartados básicos accesibles desde el Dashboard de la izquierda de la herramienta, se puede configurar la sociedad proporcionando información como por ejemplo:
- Datos fiscales (razón social, tipo de empresa, NIF y dominio, entre otros)
- Órganos de gobierno (administrador único, administrador mancomunado, solidarios, entre otros).
- Datos de contacto (dirección, país, localidad, código postal, entre otros).
Base de conocimiento
Cuando se va a comenzar con el uso de la herramienta, se recomienda hacerlo por el apartado “Base de Conocimiento” del panel de inicio. La misma debe alimentarse de la información pertinente antes de comenzar a usar el servicio. Por ejemplo, la redacción de la convocatoria, la redacción del acta y la creación de certificados. De esta manera se agilizan posteriormente el resto de procesos.
Una vez accedemos al apartado “Base de conocimiento” del panel de inicio, Councilbox ofrece una serie de documentos plantilla que podemos utilizar para nuestro caso particular. Entre los más recurrentes se encuentran el de Otorgamiento de facultades, la Aprobación de las cuentas anuales, el Aumento del capital social mediante aportación dineraria o el Cambio del órgano de administración, entre otros.
Redactar nueva plantilla
Cuando necesitemos crear un nuevo borrador en la Base de Conocimiento, se seleccionan los filtros que lo asociarán directamente al tipo de reunión, órgano de gobierno y tipo de borrador. Por ejemplo:
- Título (de la plantilla a generar)
- Tipo de reunión (ordinaria, extraordinaria, consejo de administración)
- Órgano de gobierno (administrador único, administrador mancomunado, solidarios, entre otros)
- Tipo de borrador (orden del día, introducción, toma de acuerdo, entre otros)
- Tipo de punto (informativo, voto nominal, votación pública, votación anónima)
Dependiendo de las opciones que hayamos escogido anteriormente, Councilbox ofrecerá el uso de una u otra etiqueta inteligente o “Tag”, apareciendo algunas tags por defecto (como la razón social o la fecha de inicio). Además, también existe la posibilidad de crear etiquetas propias.
Etiquetas Inteligentes o Tags
Respecto a las etiquetas inteligentes o Tags, las mismas se pueden personalizar y asignarles un valor cuantitativo o cualitativo. Resulta bastante útil para hacer referencia a cantidades que suelen aparecer en las actas y documentos mercantiles. Por ejemplo, crear la etiqueta “Capital social” y asociarle el valor de 3000 euros.
Censos
Censo por defecto
Desde el apartado Censos, el usuario puede escoger el censo que haya establecido por defecto, crear tantos como fuesen necesarios y vincularlos a los tipos de reuniones que se gestionarán.
Añadir censo
El usuario también podrá añadir un censo incluyendo el nombre, su tipología (asistentes o participaciones) y la descripción del mismo. Como se ha indicado anteriormente, se pueden crear diferentes censos, siendo imprescindible tener el correo electrónico actualizado del socio/accionista ya que todas las comunicaciones se realizan a través del email.
Libro de socios
Añadir libro de socios
Añadir socio
Dentro del apartado “Libro de socios” podemos añadir a todos los miembros de la sociedad aportando información como por ejemplo:
- DNI
- Cargo
- Fecha de alta
- Fecha de baja
- Nº de acta de alta
- Nº de acta de baja
Por otro lado, resulta muy útil que podamos exportar la información a formato XLSX (Hojas de cálculo).
Una vez incluidos todos los miembros dentro del libro de socios, el usuario puede seleccionar su aparición en el panel filtrando por datos del participante, DNI/NIF, estado, cargo o nº de acta.
De esta manera es mucho más sencillo localizar posteriormente a aquellos socios que interesen en función de la situación o incluso cuando hay un gran número de socios.
Tipos de reunión
Dentro de este apartado podemos seleccionar todas las características de la reunión que queramos celebrar.
En primer lugar, podemos escoger el tipo de reunión de entre alguna de las ofrecidas por defecto: Junta General Ordinaria, Junta General Extraordinaria o Consejo Administración. En todo caso, también se puede crear y añadir un nuevo tipo diferente.
Ahora bien, en cuanto al resto de elementos de la reunión, Councilbox ofrece diferentes opciones que el usuario puede seleccionar o no en función del caso y las necesidades. En este caso, según reflejen los estatutos de la entidad se indicarán unas u otras opciones.
Por ejemplo, el programa también permite importar los borradores y censos elaborados anteriormente. Además, las etiquetas inteligentes irán variando en función de las elecciones que el usuario vaya realizando. En este sentido, se recomienda que las plantillas generadas en la «Base de Conocimiento» se vuelquen en el apartado «Tipo de reuniones» con la finalidad de agilizar el trabajo de la convocatoria y la posterior redacción del acta. De este modo, la plataforma mostrará esta información por defecto, pero permitiendo realizar cambios a posteriori si así se desea.
Configurando la convocatoria
Nueva reunión
Convocatoria
Cuando queramos crear una nueva reunión en Councilbox, podemos elegir en primer lugar el tipo de reunión que vamos a celebrar (ordinaria, extraordinaria, consejo de administración o las que hayamos creado) y los detalles de la misma. También se puede cambiar la ubicación del lugar donde se celebrará la misma (por defecto aparece la dirección que el usuario ha incluido a la hora de rellenar el perfil de la sociedad).
Además, durante esta fase la herramienta incluya la siguiente alerta: ”¡Aviso! Los estatutos de la sociedad exigen que la reunión «Consejo Administración» se convoque con un mínimo de 7 días de antelación”. Este tipo de alertas aparecen en función de las características definidas en el tipo de reunión, siendo de tipo informativas.
El dato es útil ya que si no cumplimos los requisitos que exige la ley, los socios o miembros de la sociedad podrían, entre otras cosas, impugnar la reunión.
Por otro lado, en este momento también se puede incluir el título de la reunión, la información y el pie de la convocatoria. De la misma forma que se pueden cargar borradores y hacer uso de etiquetas inteligentes. Si en el tipo de reunión se han cargado las plantillas de cabecera y pie de convocatoria, ya aparecerá esta información por defecto (que en todo caso se puede modificar). En caso de no haber cargado ninguna plantilla, se puede clicar en el botón «cargar plantilla».
Censo asociado a nueva reunión
En este punto es interesante observar que se incluyen todos los miembros que anteriormente hayamos establecido como censo. De modo que preparar bien la reunión, agiliza el proceso a la hora de crearla luego.
En este momento también podemos escoger qué miembros del censo deben acudir a esa reunión y cuáles no. Además, también podremos incluir a otro miembro a la reunión que no esté previamente en el censo que hayamos elaborado, por ejemplo invitados sin voto, lo que nos da margen para corregir imprevistos.
Orden del día para nueva reunión
En este apartado se podrá elaborar el orden del día de la reunión clicando en “Añadir punto al orden del día”. En ese momento podremos seleccionar que el punto en concreto a incluir se pueda votar con Sí/No/Abstención o elegir el punto personalizado.
Si clicamos en el primero de ellos “Sí/No/Abstención” podremos incluir el título del punto, el tipo (informativo, votación nominal, votación pública o votación anónima), la mayoría para aprobarse y la descripción del mismo. En este sentido, de nuevo tenemos la opción de cargar borradores y de hacer uso de las tarjetas inteligentes configuradas anteriormente.
Si clicamos el segundo de ellos “Punto personalizado”, podremos incluir el título del punto, el tipo (votación nominal, votación pública o votación anónima) y la descripción del mismo (en este caso no podremos cargar borradores pero sí utilizar las etiquetas inteligentes).
Del mismo modo, podremos seleccionar el tipo de elección de cada uno de los participantes (múltiple o única) y las respuestas posibles, pudiendo añadirse todas las que se crean convenientes. Por ejemplo: votar entre varias fechas distintas para elegir cuándo se celebra una próxima reunión o incluir nombres de personas para designar cargos, entre otros.
Documentación para nueva reunión
En este punto, Councilbox te permite añadir hasta 5 documentos con un tamaño total máximo de 15 MB . Para lo básico debería ser suficiente, pero puede quedarse corto según el caso. Por eso, si los 15MB no fueran suficientes, se pueden añadir enlaces a la documentación correspondiente en el apartado “Orden del día”.
Opciones nueva reunión
Councilbox te permite indicar la intención de asistencia de los socios/accionistas. En todo caso, es el administrador de la sala el conocedor de la intencionalidad de asistencia de los socios/accionistas.
Otras de las opciones que podemos encontrar en este apartado son relativas a:
- Vídeo (respecto a la posibilidad de sala con emisión de vídeo o la grabación integral de la reunión, entre otras posibilidades).
- Seguridad (si hay necesidad de contraseña, si la contraseña es enviada por email o SMS ). En el caso del SMS, es imprescindible que todos los convocados hayan autorizado previamente el uso de este medio facilitando su número de móvil. Además, es importante señalar en este punto que será necesario que los datos como el correo electrónico o el número de teléfono figuren previamente en el censo para que el programa pueda notificar correctamente. De hecho, el correo electrónico es imprescindible para la correcta convocatoria y posterior celebración de la reunión, independientemente de que se indique que se envía una contraseña de acceso para el seguimiento en remoto de la reunión.
- Pueden recibir delegaciones: por si queremos limitar la delegación en alguno/s de los miembros.
Por último, podemos marcar la casilla para que se realice la aprobación del borrador de acta en la propia reunión.
Previsualización nueva reunión
Llegados a este punto, tenemos la posibilidad de repasar todo lo que hemos seleccionado anteriormente con la finalidad de solventar algún error que hayamos podido cometer a la hora de rellenar los pasos previos.
Preparar sala y estado de la convocatoria
Durante los días previos a la celebración de la reunión, el administrador de la reunión puede ir haciendo el seguimiento a la convocatoria, adjuntando documentación e incluso puede ir cargando plantillas de toma de acuerdos para facilitar la creación del acta.
Comenzada la reunión, en este punto dividiremos en 2 partes la simulación de junta:
1) Por un lado, un socio o un administrador externo controlarán la reunión:
En la pestaña principal “Participantes” aparece la lista de asistentes y la intención de asistencia de cada uno para la reunión. Es decir, aparecen marcados como “No participa”, “En remoto”, “Presente”, “Presente con voto temático”, “Voto delegado” o “Representado”.
El administrador de la reunión ha de indicar qué participantes se encuentran presentes en la reunión (mediante firma o cambio manual de estado
Por otra parte, en la pestaña “Orden del día”, aparecen cada uno de los puntos descritos en la convocatoria enviada a los socios y se deja la posibilidad de abrir la sala para realizar la junta.
Una vez que se clica en “Abrir sala”, se envía un correo electrónico de acceso a la sala a aquellos participantes que no se encuentran presentes en la misma ni que hayan delegado voto. Ese correo electrónico incluye unas credenciales para acceder a la misma.
A medida que se vaya conectando la gente en remoto la plataforma va actualizando el quorum de participación.
De ese modo, se inicia la Junta General, para la que se debe elegir el presidente y el secretario de la misma:
Durante toda la celebración se pueden expulsar a los participantes que no deben estar presentes en la reunión.
Los participantes podrán debatir cada uno de los puntos del orden del día y podrán realizar el voto a través de la plataforma de Councilbox. Los participantes también podrán pedir la palabra para que el moderador de la sala lo confirme y pueda unirlo a la videoconferencia.
2) Todos los participantes recibirán un email de convocatoria:
Todos los participantes a la reunión (nuestro censo) recibirá un primer correo electrónico con la convocatoria a la reunión desde el cuál podrán ir indicando su intención de asistencia.
En este caso, también podemos destacar que un miembro ha delegado el voto a otro, momento en el que la plataforma genera automáticamente el proxy de delegación del voto sin que requiera ninguna acción más.
3) Por otro lado, los participantes no presentes en la sala ni los que hayan delegado recibirán un email para poder incorporarse a la reunión:
En este momento, y haciendo referencia al correo de convocatoria, se avisa de la delegación de voto y se permite rechazar la misma (por defecto se acepta).
Una vez que se abre la sala, los asistentes reciben un correo electrónico con un enlace para acceder a la misma. Además, si se ha marcado anteriormente la opción de enviar contraseña a través de email, también se recibirá por este medio.
Una vez que se tenga el quorum, se puede iniciar la reunión (ese dato aparece en la parte superior derecha de la pantalla), dando el moderador inicio a la misma. Si el moderador también es socio/accionista debe indicar que asiste presencialmente a la reunión para poder recoger su participación.
Seguidamente, el moderador de la sala abrirá el primer punto del orden del día para que los asistentes puedan debatirlo, abrirá el turno de votación (A favor, En Contra, Abstención o No Votar) y terminará cerrando el punto que se estaba tratando.
En este sentido, únicamente el moderador de la sala podrá controlar todas estas aperturas. De ese modo, los participantes podrán pedir el turno de palabra, mandar un mensaje al administrador de la sala (que únicamente leerá el administrador), un comentario al acta al moderador (el mismo constará en el acta final de la reunión), consultar el orden del día y votar cada uno de los puntos. Pero quien controla el proceso es el moderador de la sala.
En el caso de que se le acepte la petición de turno de palabra, se abrirá una ventana para que la persona que lo haya solicitado pueda hablar.
En este punto, es importante destacar que el participante al que se le ha delegado el voto únicamente podrá votar en el mismo sentido, es decir, no podrá emitir un voto diferente por él y otro por el de la persona que no ha podido asistir y que ha delegado el voto.
Sucesivamente, se procederá a realizar el mismo mecanismo punto por punto hasta que se finalice el orden del día.
Por último, es necesario saber que no se puede votar si pese a estar inscrito al final no se está presente durante el turno de votaciones.
Un punto importante a destacar es que en el momento que el moderador decide dar por concluidas las votaciones, no hay ningún aviso aparente para los asistentes. En todo caso, el moderador de viva voz puede indicar que las votaciones van a ser cerradas.
Llegados a este punto, el moderador de la sala concluirá la reunión y la misma se cerrará para todos los participantes.
Una vez acabada la reunión para los asistentes, se mostrará una pantalla de reunión finalizada y se podrá acceder a los datos de la reunión.
Una vez finalizada la reunión para el moderador de la misma, se autogenera un acta de la Junta celebrada que se puede enviar por correo electrónico a todos los asistentes. Además, también existe la posibilidad de que los asistentes lean y aprueben el acta en la propia reunión.
Asimismo, y una vez finalizada el acta, el Administrador de la Junta puede comprobar:
- La lista de convocados
- La lista de asistentes
- Los archivos adjuntos
- El documento de la convocatoria
- Las grabaciones de la reunión
Por último, se firma y se cierra el acta de la Junta.
Finalización y aprobación del acta
Iniciar conferencia
Mediante la opción “Iniciar conferencia”, los usuarios de la plataforma pueden realizar videoconferencias entre ellos sin necesidad de tener que abrir una reunión para ello. Es decir, con esta opción se puede contactar con otra persona en cualquier momento y para cualquier cuestión ajena a la propia junta o reunión.
Firma de documentos
Finalmente, otra opción que presenta Councilbox en el menú izquierdo es la llamada “Firma de documentos”. En este apartado se permite la posibilidad de firmar de manera electrónica los documentos generados en Councilbox. En el caso de que el usuario trabaje con alguna firma electrónica externa, cabe la posibilidad de integrarla con Councilbox.
En definitiva, Councilbox se presenta como una de las Legaltech nacionales de referencia, ofreciendo un producto muy completo, versátil tanto a nivel de idiomas como dispositivos, ampliamente validado y que además otorga validez legal a un momento tan importante para muchas empresas y startups, entre otras organizaciones, como son las reuniones societarias.
Sin duda un servicio a tener en consideración tanto para empresas como los profesionales legales.