1.- Introducción
Volvemos con el análisis de una nueva herramienta Legaltech, en esta ocasión se trata de Kleos. El mismo consiste en un software de gestión de expedientes desarrollado por Wolters Kluwer que ayuda a los abogados a mantener el control sobre la información de los clientes y de los casos.
Este software, disponible ahora mismo solo en Windows, ha sido creado para simplificar la vida de todo tipo de despacho, ofreciendo una gama de características únicas y variadas integrando la gestión de los expedientes con fechas, facturas e informes.
2.- Funcionalidades principales
Cada usuario dispone de un panel de acceso propio en el que, entre otras cosas, ve sus últimos expedientes, sus próximas tareas y las citas del calendario. Si se realizan trabajos colaborativos, los abogados también podrán ver sus tareas y las asignadas al resto.
Al abrir un expediente encontramos una primera pestaña con un resumen de los últimos documentos, citas y tareas, así como un resumen financiero de cómo está el expediente y notas para que el resto de compañeros puedan verlas.
Por otro lado, al asignar un usuario por cada abogado, podemos restringir los tipos de accesos y permisos, siendo administrados desde el panel de configuración.
Dicho esto, analicemos las distintas pestañas que componen la herramienta:
Pestaña de general: se trata del entorno donde se da toda la información del expediente (por ejemplo, fecha de creación, miembros, clientes o peritos). Lo ideal es incluir cuanta más información mejor a fin de que la misma pueda ayudar en otras acciones posteriores.
Dentro de esta pestaña encontramos los campos judiciales (por ejemplo civil, mercantil o penal). Se pueden crear tantos como el usuario necesite y añadir en ellos la información adicional que mejor se adapte a él.
- Pestaña de documentos: bajo un sistema similar al árbol de carpetas de Windows, podemos arrastrar documentos, crear carpetas o abrirlas.
También podemos trabajar directamente en Kleos haciendo clic en “Nuevo documento” para seleccionar uno en blanco o una plantilla previamente creada. Cuando terminemos el documento, lo guardaremos y nombraremos incluyendo una posible descripción.
El servicio también se vincula al correo electrónico, tanto para correos entrantes como salientes, de manera que cuando el usuario abre el mismo, se le sugerirán los expedientes que se están haciendo. El usuario puede crear plantillas de correo electrónico que se autorellenen con los datos del expediente.
Dentro de esta pestaña el usuario también puede consultar las versiones de los expedientes creadas hasta ese momento. Es decir, podrá saber quién, qué y cuántas veces se ha alterado y también recuperar versiones anteriores cuando sea necesario.
Por último, los documentos que el usuario genere en Word los podemos guardar, firmar o compartir con un tercero, también parte del expediente para intercambiarlo con los procuradores o que los clientes puedan verlo de forma segura. En este sentido, el cliente puede acceder al expediente de forma gratuita y 24/7, interactuando con el abogado (por ejemplo, se registra si ha leído o no el documento y sus posibles comentarios).
- Pestaña calendario: el usuario podrá crear citas específicas de cada uno de los expedientes y también podrá crear calendarios comunes. Además, estas citas se pueden sincronizar con Outlook, con Google Calendar y con dispositivos móviles.
- Pestaña tareas: cuando el usuario accede a esta pestaña, puede visualizar todas las tareas programadas así como en qué situación se encuentran y el tiempo que tiene para realizarlas.
Las tareas las determina el despacho. En este sentido, se parametriza todo para que marque los días directamente o se asignen las distintas tareas. Esto último puede llevarse a cabo a través de un recordatorio para que al usuario en cuestión le salte un aviso cuando entre a la pantalla de bienvenida de Kleos o que se marque como cita en el calendario para que le llegue un correo electrónico con un aviso.
Además, el usuario también puede encontrar una calculadora de vencimientos que está asociada al BOE para que, dependiendo del lugar y el procedimiento, facilite al usuario la fecha concreta del vencimiento.
- Pestaña de actividades: en esta pestaña se registran las tareas, quién las ha realizado, las horas invertidas en cada una y cuándo se han terminado. Además, se permite determinar si las tareas realizadas son facturables o no. También se puede hacer una estimación de la facturación desde la plataforma incluyendo el tipo de actividad, horas, tabla de honorarios (se puede tener una lista elaborada previamente) y decir si es o no facturable.
- Pestaña de facturación: en esta pestaña podemos determinar si la tarea se contabiliza por horas y en qué situación se encuentra, es decir, si está facturada o pendiente de facturar.
Desde la propia plataforma podemos generar presupuestos y dejarlos como plantillas para que si lo acepta el cliente únicamente se tenga que formalizar. Además, en su versión Business se recogen igualas y facturas por lotes, entre otros.
Hecho esto, podemos guardar el presupuesto como final y posteriormente facturarlo directamente. Para las facturas, podemos tener una plantilla con el modelo personalizado de manera que lo genere en PDF para enviarlo al cliente. En cualquier caso, lo que no permite esta pestaña es realizar la contabilidad.
- Pestaña de búsquedas: dentro de esta pestaña el usuario puede realizar búsquedas por palabras (también mediante búsquedas avanzadas), obteniendo los elementos coincidentes a ésta.
Por otro lado, existe un buscador global que realiza la búsqueda en todo Kleos y también en la base de datos de Wolters Kluwer, si el usuario la tiene enlazada a la herramienta. En este sentido, cuando se encuentre una sentencia o documento de interés, el usuario tendrá la opción de enviarla a Kleos, en el formato que quiera, recibiéndolo en operaciones pendientes del menú de inicio. Posteriormente, el usuario podrá enviar estos resultado al expediente seleccionado.
3.- Seguridad y privacidad
Entre otras cuestiones, es de destacar la apuesta de Kleos por cumplir con los más altos estándares a nivel de seguridad y privacidad de la información.
En este sentido, algunos detalles a destacar:
- Los datos se encuentran alojados en Alemania, concretamente por T-Systems.
- El sistema de monitoreo es 24/7, garantizando un alto nivel de disponibilidad.
- Se realizan copias de seguridad cifradas y réplicas de recuperación de desastres en un sitio remoto.
- En relación a la autenticación, debe destacarse la integración con Lexnet.
En relación a la integración con Lexnet, si bien para el simple acceso puede servir (y es muy cómodo) un sistema de autenticación simple mediante contraseña, no parece aconsejable que sin introducir el certificado en el lector de tarjetas podamos observar información de la plataforma Lexnet.
Es decir, no pueden hacerse modificaciones ni acciones que requieran firma, pero el mero acceso a la bandeja, aunque solo podamos verla, implica una gestión de la seguridad por debajo de los requerimientos de la propia plataforma de Lexnet, que recordemos requiere de doble autenticación (tarjeta y contraseña).
Exceptuando esa salvedad, la experiencia ha sido satisfactoria, las funcionalidades son idénticas a la versión de escritorio y web de la plataforma y hemos podido trabajar con Lexnet sin tener que cambiar de plataforma/herramienta.
- Según lo indicado en la web, Norton Symantec controla continuamente la transmisión de datos cifrados a través de certificado SSL/TSL.
- La integración con otras herramientas, concretamente con bases de datos de jurisprudencia, correo electrónico y calendarios, es también un aspecto en el que merece la pena detenerse.
En cuanto a la base de datos, solo se permite integración con La Ley Digital. Sin embargo, la integración queda limitada al perfil de usuario de Wolters. Es decir, los colegiados que tengan acceso a dicha base de datos, a priori, no podrían integrarla con una licencia de Kleos.
En relación a la integración con el correo electrónico, la misma es posible con Outlook, Gmail, Yahoo y Exchange.
Finalmente, y en cuanto a los calendarios, la misma es posible en Outlook y Google Calendar, incluyendo dispositivos móviles.
La posibilidad de establecer incluso un certificado digital para el acceso al mismo también es una medida de seguridad a valorar positivamente.
- Finalmente, en la plataforma se ofrece el denominado “Centro de Conocimiento de Kleos”. Aquí podemos encontrar la información técnica y las mejoras que se han implementado en cada versión de la herramienta. Además, para los usuarios principiantes existen numerosas guías explicativas de las diferentes funciones, en formato texto, imagen y vídeo.
4.- Conclusiones
- Sin duda Kleos es una buena herramienta, muy completa, ampliamente funcional y útil.
- Gran asistencia personalizada, tanto para la instalación como mediante manuales de ayuda claros y accesibles.
- Se valora positivamente la integración con varios gestores de correo electrónico, Lexnet, calendarios y la base de datos de Wolters. Aunque sería deseable poder integrar otras herramientas, como Trello, Slack u otras similares.
- Los esfuerzos e inversiones en seguridad y privacidad saltan a la vista.
- Se echa de menos la compatibilidad con otros sistemas operativos, por ejemplo Mac, y mayor funcionalidad en dispositivos móviles (donde existen apps pero con menor funcionalidad que la versión de escritorio).
¡Nos vemos en el próximo análisis!