Post invitado a cargo del equipo de Lemontech.
Actualmente, uno de los procesos más importantes para las firmas de abogados es el análisis de escenarios en la planificación estratégica. Esto se debe a que la pandemia por la COVID-19 se ha convertido en un punto de inflexión para toda la humanidad. Por tanto, el rumbo del sector legal es totalmente impredecible, lo que hace que las estrategias planteadas en 2019 o, incluso, en el primer semestre del 2020 ya se consideren obsoletas.
Ante esta situación, las firmas se encuentran en una incertidumbre extrema. Si bien es difícil comprender qué está pasando justo ahora, mucho más difícil es intentar predecir qué pasará en el futuro. Sin embargo, no se puede cometer el fatal error de gestionar las firmas a ciegas. Es necesario reducir la incertidumbre lo máximo posible para no tomar decisiones inadecuadas ni perder la competitividad en el mercado.
Aquí es donde entra en juego el análisis de escenarios en la planificación estratégica como un mecanismo que permite reducir la incertidumbre y anticiparse a las posibles situaciones que se pudiesen presentar en la era pos-COVID-19.
Cómo hacer un análisis de escenarios en la empresa
Saber cómo hacer un análisis de escenarios en la empresa jurídica es el elemento más fundamental para realizar una planificación estratégica en la que se establezcan los pasos a seguir a corto, mediano y largo plazo. Las firmas que hagan una planificación sin proyectar primero las posibles situaciones pos-COVID, pueden estar caminando hacia un abismo empresarial sin retorno.
Dicho esto, a continuación te explicamos cómo hacer un análisis de escenarios paso a paso:
- Delimita el contexto: todo escenario debe tener un contexto. Es decir, un marco de estudio en el que debes definir aspectos como la temporalidad, la ubicación geográfica (y su marco legal, estatus de la pandemia, cuarentenas programadas, etc.), los players involucrados, capacidades y necesidades internas, entre otros.
- Recopila información: a ese contexto planteado lo debes alimentar con toda la información posible. Un tipo de información clave es la relacionada con las tendencias y proyecciones pos-COVID, tanto en el sector legal como a nivel general. En cuanto al sector legal, puedes obtener dicha información a través de plataformas especializadas como el blog de Legaltechies, el blog de Lemontech o las páginas de las “Big Four” (EY, Deloitte, KPMG y PwC). En cuanto al ámbito general de la pandemia, consulta las páginas de la OMS, la CEPAL, la OEA, los Ministerios de cada país, entre otros. Todo este marco de información es la columna vertebral del análisis de escenarios para la planificación estratégica.
- Separa las certezas de las incertidumbres: con base en la información recopilada, debes identificar cuáles son las certezas (las variables que conoces) y cuáles las incertidumbres (las variables que no puedes conocer). El análisis de escenarios se centrará en las incertidumbres y en cómo estas pueden afectar a la firma, teniendo como contexto a las certezas para apoyar la toma de decisiones.
- Construye el escenario: una vez tengas separadas las certezas de las incertidumbres, es momento de construir el escenario, esa situación posible que se puede generar y a la cual la firma le debe hacer frente. Para optimizar esfuerzos, puedes enfocarte solo en las incertidumbres más importantes, y de cada una de ellas vas a plantear un escenario optimista y uno pesimista. Es decir, uno en el que la incertidumbre se convierta en condiciones favorables para la firma y otro en el que se convierta en condiciones hostiles.
- Realiza el análisis del escenario: a cada escenario ya construido debes aplicarle un análisis, como puede ser el análisis de la matriz DAFO, el PESTEL, el Balance Score Card o cualquier otro, ya sea a través de alguna metodología conocida o a través de sistemas de business intelligence. Los resultados de dichos análisis de escenarios son los que te servirán como base para la planificación estratégica y la toma de decisiones.
Análisis de escenarios en la planificación estratégica pos-COVID
En el contexto de la COVID-19, las firmas deben estar preparadas no solo para afrontar la situación actual caracterizada por el distanciamiento social y la contracción de los mercados, sino también para afrontar la situación futura pospandemia, esa que no sabemos cómo será exactamente, la única seguridad que tenemos sobre ello es que nada volverá a ser como era antes.
Ante este panorama, las firmas han adoptado una serie de medidas relacionadas con el trabajo remoto para poder seguir funcionando aun en momentos de confinamiento social. Sin embargo, en la era pos-COVID, el trabajo remoto puede ya no ser 100% necesario. Aquí es donde toma protagonismo el análisis de escenarios para la planificación estratégica a largo plazo, apuntando así hacia qué pueden o deben hacer las firmas en la nueva normalidad pospandemia.
A continuación, planteamos las características que debes tener en cuenta en una serie de escenarios relacionados con el trabajo presencial y el trabajo remoto, ya que son factores que, obligatoriamente, debes contemplar y analizar en un momento u otro.
Hoy en día, ante esta crisis, ninguna empresa de ningún sector puede escapar del análisis de estos escenarios, incluyendo las firmas de abogados.
1.- Características del análisis de escenarios del trabajo presencial en la empresa
Durante los periodos de cuarentenas obligatorias, las firmas se vieron en la necesidad de adoptar un modelo de trabajo remoto. Sin embargo, con la flexibilización de las cuarentenas y con una visión a futuro sobre la pospandemia, muchas firmas se están planteando el escenario de volver otra vez al trabajo 100% presencial.
En este contexto, entre las principales características del análisis de escenarios basados en el presencialismo debes tener en cuenta las siguientes:
- Hasta que no se desarrolle y se masifique una vacuna contra la COVID-19, las firmas con trabajo presencial deben implementar estrictos protocolos de bioseguridad y de distanciamiento social.
- Los socios de las firmas y los responsables de la captación de clientes prefieren adoptar cuanto antes el presencialismo, ya que así pueden tener un mejor control sobre todas las operaciones y sobre el personal.
- El trabajo presencial maximiza la productividad de los abogados, ya que la sinergia entre los equipos de trabajo es mucho mayor al haber una comunicación más directa y espontánea, al poder disponer del personal de manera inmediata, al poder ejecutar reuniones rápidas sin tanto protocolo, etc. En este punto, es importante implementar dentro de la firma las herramientas necesarias para medir la productividad de los abogados a lo largo del tiempo.
- El presencialismo ayuda a mantener y fortalecer la cultura empresarial y la mística de equipo, lo cual es especialmente importante para los abogados junior.
- En cuanto a los abogados senior, estos pueden sentir mayor comodidad en el trabajo presencial debido a que ofrece menos barreras tecnológicas.
Bajo el escenario del presencialismo, es importante contar con herramientas como TimeBillingX. Se trata de un software que registra las horas laboradas por cada abogado, y con base en ese registro el sistema realiza un análisis de business intelligence a través del cual puedes conocer la productividad del personal y los niveles de rentabilidad obtenidos por cada abogado, cliente o proyecto.
Así, la herramienta te ayuda a tomar decisiones para mejorar la productividad y a identificar cuáles son los abogados y los clientes que más ganancias le aportan a la firma.
Si quieres profundizar en este tema, consulta la guía Productividad en las firmas: ¿Cómo alcanzar la rentabilidad deseada?
2.- Características del análisis de escenarios de trabajo remoto
Como hemos mencionado, al iniciar la crisis a nivel mundial y al decretarse los estados de cuarentena, la mayoría de las firmas adoptaron de manera urgente el modelo de trabajo remoto. Si bien esta transformación resultó forzosa en un principio y parecía ser una amenaza en vez de una ventaja, al pasar el tiempo los abogados se dieron cuenta que el trabajo remoto aporta todo un universo de beneficios que anteriormente desconocían y que no pueden conseguir a través del presencialismo.
Sin embargo, con la flexibilización de las cuarentenas, las firmas ahora deben analizar si les conviene seguir este modelo de funcionamiento o si deben retomar el trabajo presencial.
Te recomendamos leer más sobre este tema en el artículo Trabajo remoto: ¿cómo implementarlo paso a paso en la empresa?
Dicho esto, entre las principales características del análisis de escenarios de trabajo remoto debes tener en cuenta las siguientes:
- Los posibles escenarios varían en función de los 2 tipos de trabajo remoto que existen: el teletrabajo y el smart working. Conoce las diferencias en el artículo Smart working vs. Teletrabajo: ¿cuál es mejor para las firmas?
- A diferencia de los socios, los abogados de las firmas suelen preferir el modelo home office en vez del presencialismo. Esto se debe a los beneficios en cuanto a agilidad, movilidad, flexibilidad, comodidad, entre otros.
- Debido a que los abogados ya experimentaron los beneficios del trabajo remoto, volver al modelo presencial puede representar un choque en el estado psicológico y en la predisposición hacia el trabajo, ya que implicaría volver a un sistema de funcionamiento no tan eficiente y ágil.
- La pandemia ha afectado tanto el sector público como privado, por tanto debes tener en cuenta que muchas instituciones de los Poderes Judiciales han sido digitalizadas, lo cual te permite gestionar tus procesos jurídicos 100% vía online. Por ejemplo, la herramienta CaseTracking es capaz de conectarse y de sincronizarse con las páginas web de los Poderes Judiciales, lo que te permite gestionar todas tus causas de manera online. Para saber más, te invitamos a leer el artículo Guía para consultar y seguir procesos judiciales por internet.
- En cuanto a la cultura organizacional, el abogado senior se puede adaptar mejor al trabajo remoto sin que se vea afectado su compromiso ni su mística hacia la firma. Sin embargo, para el abogado junior la distancia puede ser una barrera en el desarrollo de dicho compromiso.
- En cuanto a las barreras tecnológicas, el abogado junior se adapta mucho mejor a las tecnologías digitales del trabajo remoto, mientras que el abogado senior puede encontrar cierta dificultad para hacerlo.
- El trabajo remoto permite una importante reducción de costos para las firmas, debido a que estas ya no tienen la necesidad de alquilar oficinas ni invertir en mobiliario, papelería, entre otros.
El escenario del trabajo remoto es un paradigma relativamente nuevo, y no todas las firmas están bien capacitadas para adoptarlo. Sin embargo, en el sector legaltech se han desarrollado diferentes soluciones digitales muy potentes que permiten superar cualquier posible debilidad de este modelo de trabajo, haciendo que sus beneficios sean superiores a los beneficios del presencialismo. Por ejemplo, a través de CaseTracking, es posible crear flujos de trabajo en los que se pueden asignar roles, tareas y responsabilidades entre socios y abogados, incluso, involucrando a los mismos clientes en el proceso.
Si quieres profundizar en este tema, consulta la Guía para gestionar con éxito el teletrabajo en una firma.
3.- Características del análisis de escenarios de trabajo mixto
De acuerdo con una investigación de Altman Weil, el 72% del personal de las firmas prefiere mantener el trabajo remoto al menos durante la mitad del tiempo. Aquí es donde surge el escenario del trabajo mixto. Es decir, un escenario en el que se combina el presencialismo con el home office.
Entre las principales características del análisis de escenarios de trabajo mixto debes tener en cuenta las siguientes:
- El trabajo mixto permite obtener lo mejor de los 2 modelos anteriormente descritos. Por un lado, en los días de trabajo presencial es posible mantener y fortalecer la cultura organizacional. Por otro lado, en los días de trabajo remoto es posible aprovechar sus ventajas en cuanto a flexibilidad, agilidad y movilidad.
- Debes adaptar la proporción de ambos modelos según las necesidades particulares de la firma. De los 5 días laborales a la semana, algunos expertos recomiendan dedicar 3 al trabajo remoto y 2 al presencialismo. Otros, en cambio, recomiendan 2 días para el primero y 3 días para el segundo.
- En cuanto al escenario del presencialismo, es importante que identifiques los mecanismos necesarios para sacarle el máximo provecho a la presencia de los abogados en la oficina. Por ejemplo, debes fomentar el trabajo en equipo por encima del individual, y debes eliminar cualquier tipo de proceso que reduzca la productividad y el rendimiento.
- En cuanto al escenario del home office, también es importante que implementes las metodologías necesarias para obtener el mayor provecho posible del trabajo online. Por ejemplo, planificando muy bien las reuniones virtuales a través de plataformas como Skype, Zoom, entre otras. Para conocer más sobre el tema, consulta el artículo Reuniones virtuales: tips, reglas y plataformas para videoreuniones exitosas.
En conclusión, al hacer un análisis de escenarios para la planificación estratégica pos-COVID-19 no solo debes tener en cuenta los factores externos relacionados con el futuro de la pandemia, sino también los factores internos relacionados con la capacidad de la firma para adaptarse con éxito al futuro comercial.
De cualquier manera, la clave de todo esto es, sin duda, la transformación digital. A través de la digitalización de los procesos y de la implementación de las metodologías correctas, el trabajo vía online de los juristas puede desarrollarse en un clima de máxima eficacia, eficiencia, seguridad, agilidad, comunicación y precisión; no solo entre los socios y abogados, sino también hacia los clientes. Con lo cual, es posible transformar la amenaza de la pandemia en una oportunidad para desarrollar ventajas competitivas bastante importantes